Avant de mettre votre site SharePoint en ligne

Ça y est ! Votre site SharePoint est enfin prêt. Après des jours, voire des semaines de travail, vous êtes aux portes de la "liberté".

Mais alors que reste-t-il à dire ? Pourquoi écrire un article si tout est fait ? Et bien, malgré ce que bon nombre d'administrateurs pensent, certaines étapes sont encore nécessaires avant de mettre un site SharePoint en production. Explication.






1. Beta test

Cette phase n'est pas là pour tester la capacité intellectuelle des utilisateurs, non ! Elle est là pour valider que votre site SharePoint répond aux demandes initiales et surtout qu'il le fait correctement.

Ignorer ou bâcler cette phase résultera dans certains cas par des problèmes pouvant bloquer la productivité de votre entreprise. Je ne peux en aucun cas appuyer ce genre de démarche, le risque est trop grand par rapport au temps que cela pourrait faire gagner.

Je recommande également lors de celle-ci, de prendre un échantillon de personnes couvrant la totalité des fonctionnalités de votre site et d’étaler ces tests sur une période supérieure à une demi journée. La durée exacte dépendra fortement de la taille et de la complexité de votre site mais prévoyez au moins 1 semaine pour un site SharePoint standard (quelques listes, deux à trois workflows assez simples, ...). Pensez aussi à panacher votre choix d'utilisateurs entre des habitués de SharePoint et des novices de ce sport de haute voltige. Et le plus important, n'oubliez pas de dégager du temps à ces personnes, sinon cela ne servira absolument à rien.

2. Les procédures de sauvegarde et de restauration

Et oui, cela parait logique, mais comme souvent, ces procédures sont mises en place et surtout testées après la mise en production du site SharePoint.

Il est important que celles-ci soient validées bien avant la mise en production, car pour un utilisateur final, la perte d'un seul document est inacceptable. 

Voici quelques conseils en vrac concernant la sauvegarde et la restauration de site SharePoint :

• Stocker la procédure de restauration ailleurs que dans le SharePoint ou sur les serveurs de la ferme  (... c'est du vécu !)
• Connaître à l'avance le temps nécessaire pour restaurer la ferme SharePoint complète. C'est la première chose qui vous sera demandée en cas de crash
• Tester la procédure tous les 3 à 6 mois afin d'anticiper les modifications liées à l'évolution de l'environnement et habituer les opérateurs aux procédures

Pour plus d'informations sur les bonnes pratiques liées à la sauvegarde et à la restauration, voici un article technet assez complet.

3. Gestion du changement
On l'oublie bien trop souvent, mais la réalisation d'un site SharePoint en lui même, ne représente qu'une petite partie de votre projet. Il y a également une série d'autres étapes telles que les cours, la communication et la gestion du changement, qui ont un grand rôle dans la réussite de celui-ci.

Malheureusement, la gestion du changement et la communication sont trop souvent négligées, ce qui conduit à de gros problèmes d'acceptation au niveau des utilisateurs et provoque, entre autre, des blocages psychologiques. Cela est lié au fait que la mise en place d'un SharePoint dans une société va de paire avec une nouvelle méthode de travail, et cela impacte directement l'utilisateur !

Voici trois petites règles qui vous éviteront bien des soucis :

• Impliquez les utilisateurs très tôt dans la réalisation, dès les premières étapes d'analyse des besoins, cela permettra de les préparer aux changements. De plus, il est toujours plus facile d'accepter un changement si l'idée semble venir de soi. Les utilisateurs impliqués seront les défenseurs du projet une fois celui-ci en production
• Ayez une communication précise et ouverte à la critique "constructive". Cela permettra d’impliquer les gens dans votre nouveau site mais également d'être à leur écoute directement : un sondage en ligne, une boite à idées, ...
• Dès le début de la conception, mettez en place des séances de coaching au cours desquelles les utilisateurs pourront apprendre mais également faire un retour direct sur leur ressenti. Cela permettra à l'équipe de réalisation de ne pas naviguer à l'aveugle jusqu'à destination et d'apporter un site répondant au mieux aux besoins des utilisateurs.

4. Nettoyage
Bien souvent, les fermes de production sont utilisées pour finir les tests.

"QUOI!!? Qu'est-c ....."

C'est bon, rangez cette corde et cet échafaud, je ne suis pas là pour faire un débat sur les environnements de test et de validation. Nous sommes tous d'accord pour dire que ceux-ci sont nécessaires et indispensables, mais nous savons également que cela est utopique chez bon nombre d'entreprises, et ce pour diverses raisons : 

• Réduction ou étalement des coûts.
• Manque de temps.
• etc.

Nous y retrouvons donc pas mal de données qui n'ont rien à y faire et que nous allons tenter de nettoyer afin d'éviter cet effet "brouillon" lors du lancement. Tout le monde a déjà vu un fichier "toto.txt" ou une liste "test", et bien ce sont tous ces éléments que nous allons supprimer pour qu'ils n'apparaissent pas à l'utilisateur final. Voici une liste non-exhaustive de ce qu'il faut penser à retirer sur un site SharePoint :

• L'historique des pages. Si celui-ci est visible de tous, il faut supprimer les anciennes versions. Cela évitera à tout le monde de voir vos divers brouillons. Ce problème est souvent lié à une mauvaise utilisation du versioning.
• Les éléments de test. Si vous avez utilisé des listes, des documents, ou d'autres éléments de test, il faut les enlever définitivement. Il n'y a rien de pire que de parcourir les pages d'un site et de tomber sur une page nommée "test".
• Vider les corbeilles.
• L'indexation de la Recherche. Relancer l'indexation de votre site est nécessaire afin de faire disparaître des résultats de la recherche les différents éléments que vous venez juste de faire disparaître.

5. Le remplissage minimal du site

Maintenant que le site est propre, nous allons le remplir un minimum avec du contenu de qualité. Trop souvent, les sites SharePoint sont lancés vide de tout contenu. Cela représente un grand danger, car soit votre site à une structure ne laissant pas la place au doute quant à l'utilité de chaque liste et librairie (tel que le font des sites internet comme Facebook, google plus, etc), soit ce n'est pas le cas et vous aurez des utilisateurs complètement perdus. Ceux-ci, dans le meilleur des cas, ne sauront pas quoi faire du site en question et l'abandonneront rapidement. Dans le pire des cas, ils posteront des informations un peu n'importe où, ne respectant à aucun moment la structure que vous aviez imaginé au départ, et vous retomberez rapidement dans le travers du: 

"Depuis que nous avons ce SharePoint, je ne retrouve jamais mes documents !"

Alors nous pouvons à nouveau débattre longuement de la structure d'un site devant apporter un maximum de guides aux utilisateurs, ou sur le typage du contenu afin d'éviter tout débordement. Il faut cependant réaliser que ce genre de limitation volontaire, ayant pour but d'accompagner l'utilisateur dans son expérience SharePoint, provoque son lot de frustrations liées au sentiment d'étreinte que cela apporte. Mais qu'elle est la solution me direz-vous ? Et bien il faut trouver un juste milieu entre structure limitative et anarchie du contenu.

En accompagnement d'une structure définie clairement sans être pour autant limitative à outrance, le remplissage d'un site apportera une idée de la voie à suivre, mais celle-ci ne doit jamais être qu'un rappel de ce que les cours et coaching auront déjà expliqué aux utilisateurs. Malheureusement, cela n'empêchera pas les moins assidus de faire un peu n'importe quoi, et il vous faudra donc les rappeler à l'ordre assez souvent. Pour limiter la fréquence de cette démarche, veillez à ne pas négliger l'étape 3 de cet article: "La gestion du changement".

Conclusion

Comme vous pouvez le voir, mettre un site en ligne ne doit en aucun cas se prendre à la légère, car vous n'avez malheureusement qu'une seule chance de séduire l'utilisateur et de le faire revenir sur votre site. Il ne faut donc rien négliger et mettre en production un site s'approchant au maximum de la perfection et dont les différentes phases de maintenance sont totalement sous contrôle. 

Remarque

Cet article ne reprend que quelques points nécessaires avant une mise en production d'un site SharePoint, il n'a pas la vocation d'être une procédure à suivre à la lettre. Je vous invite d'ailleurs à réagir à cet article afin que je le fasse évoluer en fonction de vos commentaires.