Le jour fatidique est arrivé ! A la demande de votre hiérarchie et après des années d'inertie technologique, vous devez apporter une nouvelle solution informatique innovante. C'est une étape importante pour votre entreprise où la décision que vous allez prendre va changer la façon de concevoir l'outil informatique pour les prochaines années. Alors ?
" Devez-vous choisir Microsoft SharePoint ou pas ? "
Connaitre le produit que vous désirez acheter est la moindre des choses, vous n’achèteriez pas un outil de jardinage sans savoir à quoi celui-ci pourrait servir. Et bien c'est exactement la même chose en informatique. Nous pourrions donc commencer par résumer SharePoint de la manière suivante :
SharePoint est un outil de travail collaboratif destiné à être déployé sur un ou plusieurs serveurs. Il est principalement utilisé pour la gestion électronique de contenus, tels que des documents office, des emails, etc. Il est aussi connu pour sa capacité à proposer des workflows assez complets facilitant la gestion de l’entreprise (prise de décision, approbation de contenu, …). Son interface web en fait un outil facilement accessible depuis n’importe quel poste ou smartphone. On peut dire de SharePoint qu’il est un véritable outil collaboratif accessible à tous les collaborateurs d’une entreprise.
Cette définition est un peu succincte et je préfère vous renvoyer vers le site de Microsoft qui propose une description commerciale de SharePoint, où sont mis en valeur bien des avantages du produit (présentation par Microsoft). Ensuite, si cela vous intéresse, et pour enrichir vos connaissances, voici le site TechNet qui vous apportera tout ce qu'il faut savoir sur SharePoint : article technet. Si après cela vous voyez toujours SharePoint comme une grosse boite noire incompréhensible, n'hésitez pas à prendre contact avec des entreprises spécialisées de la discipline. Celles-ci pourront vous guider vers des cours adaptés à votre besoin ou vers des spécialistes du produit. Cela fait partie de l'investissement nécessaire pour l'appréhender car il est aussi vaste et complexe que l’étendue de ses possibilités.
2. Pour quels besoins utiliser SharePoint ?
Pour répondre à cette question, voici quelques exemples de situations auxquelles répond SharePoint :
2. Pour quels besoins utiliser SharePoint ?
Pour répondre à cette question, voici quelques exemples de situations auxquelles répond SharePoint :
- Structurer le contenu numérique de l'entreprise
- Aider à la prise de décision par le biais de wokflows et de statistiques
- Diffuser des informations à tous les collaborateurs de l'entreprise et ce, rapidement
- Collaborer aux contenus de l'entreprise depuis n'importe où (même à distance)
- Proposer un portail informatif aux clients de l'entreprise
- Agréger du contenu depuis différents systèmes d'information (SAP, Lotus Notes, ...)
- Indexer le contenu de l'entreprise pour faciliter la recherche depuis un point centralisé
- Développer les relations sociales au sein de l'entreprise et booster la collaboration
Comme vous pouvez le voir, SharePoint répond à bien des besoins et ce n'est ici qu'un tout petit échantillon des possibilités offertes par ce produit. Si vous souhaitez plus d'informations sur les différentes utilisations possibles de cet outil, je vous renvoie vers le site Microsoft présentant quelques scénarios détaillés : Scénarios SharePoint.
3. Combien SharePoint va-t-il me coûter ?
Nous pouvons identifier au minimum trois types de coût. Le premier concerne l'achat du produit en lui-même. Cela comprend SharePoint mais également les licences qui vont avec. Ce sujet nécessiterait un article à lui tout seul, je me contenterai donc juste de vous renvoyer vers le site de Microsoft ou vers les revendeurs de licences et produits Microsoft pour plus de détails.
Deuxième point, le matériel. En effet, SharePoint est assez gourmand en ressources (surtout depuis la version 2013) et nécessite une infrastructure assez conséquente si vous voulez des options telles que la haute disponibilité des ressources, ou le moteur de recherche pour entreprise. Pour en connaitre davantage sur les ressources nécessaires, voici un schéma technet au format PDF expliquant la topologie SharePoint 2013.
Le dernier point, souvent négligé dans le calcul des coûts, concerne les ressources techniques nécessaires pour installer et configurer le SharePoint. Que celles-ci soient internes ou externes, elles auront respectivement un coût soit de formation, soit de prestation.
Ce sont tous ces coûts, additionnés les uns aux autres, qui vont vous permettre d’avoir une visibilité sur les dépenses liées à l'installation de SharePoint dans votre entreprise.
4. Quelle est la compatibilité de SharePoint avec les outils de notre entreprise ?
Installer un SharePoint dans votre entreprise peut potentiellement changer la façon de travailler de chacun. En effet, SharePoint a la capacité d’interagir avec vos différents outils, à condition que ceux-ci soit compatibles bien entendu. Privilégier des outils Microsoft tel que Office, Lync, Exchange, Project, … est la meilleure façon de garantir la compatibilité et l’interaction bidirectionnelle. Mais ce ne sont pas les seuls outils compatibles, en effet, SharePoint propose des interactions avec des produits tiers comme Lotus Notes, SAP, … Dans ces cas-là, BCS (Business Connectivity Services) sera votre meilleur allié.
Prendre en compte ces interactions lors du choix du produit est primordial, cela vous permettra de ne négliger aucun aspect et d'avoir une visualisation complète des possibilités.
5. Avons-nous les compétences en interne pour la gestion de ce SharePoint ?
Si vous désirez choisir SharePoint, il va falloir se demander si vous avez les compétences pour cela au sein de votre entreprise. Bien que le produit soit simple à installer et à configurer (en apparence), celui-ci se révèle bien plus complexe qu'il n'y parait. Je vous conseille donc de suivre une formation afin de vous préparer à comprendre le produit, et si le temps ne vous le permet pas, à vous entourer des bonnes personnes (consultance, experts Microsoft (MVP, MCSM, FPE), ...). Ne vous lancez pas tête baissée dans l'aventure, cela risquerait de vous coûter bien plus que de simples retards.
N'oubliez pas non plus que la gestion quotidienne du produit, dépendant de la taille de vos environnements, nécessite des compétences en gestion serveur, SQL et SharePoint. Cela va de soit dans des entreprises ayant déjà des équipes en place, mais c'est malheureusement souvent négligé dans les PME.
6. Avons-nous des outils existants qui remplacent actuellement SharePoint ?
Il faut prendre en considération tous les outils que vous utilisez actuellement et qui seront à terme remplacés par SharePoint. Cela vous permettra d'analyser l'hypothétique migration d'un système vers un autre, ou simplement l'interaction entre ceux-ci.
Attention la réussite de la migration d'un outil existant vers SharePoint n'est en aucun cas garantie. Même si, par exemple, Microsoft vante sur son site la possibilité d'importer une base de données Access et de l'intégrer en quelques clics, sachez que cela est vrai sous certaines conditions très strictes : pas de clés primaires multiples, pas de champs auto-incrémentaux, etc.
Cela rend parfois le remplacement d'un existant, pourtant Microsoft, plus difficile que prévu initialement. Il est donc impératif de tout analyser et de ne laisser aucune zone d'ombre sous peine de la voir resurgir à un moment inopportun.
Cela rend parfois le remplacement d'un existant, pourtant Microsoft, plus difficile que prévu initialement. Il est donc impératif de tout analyser et de ne laisser aucune zone d'ombre sous peine de la voir resurgir à un moment inopportun.
7. Existe-t-il des outils équivalents à SharePoint répondant à tous mes besoins ?
Avant de choisir SharePoint, je vous conseille grandement de comparer les offres du marché, surtout si vous utilisez en interne des outils non Microsoft ayant une compatibilité limitée avec celui-ci.
Il existe bien des produits pouvant se présenter comme une alternative à SharePoint. On notera par exemple le très connu Joomla, Interact Intranet ou encore Plone. Chacun d'entre eux ayant ses avantages et inconvénients, il va vous falloir les parcourir afin de vous faire une idée. Pour une liste plus complète, voici un site listant 20 alternatives à SharePoint.
Au moment du choix, vous devez également avoir une vision d'avenir, regarder au-delà de l'instant T. Par exemple, si vous planifiez de faire évoluer votre suite Open Office vers un Microsoft Office, il faut absolument les inclure dans l'analyse car cela influencera grandement le choix de l'outil.
Au moment du choix, vous devez également avoir une vision d'avenir, regarder au-delà de l'instant T. Par exemple, si vous planifiez de faire évoluer votre suite Open Office vers un Microsoft Office, il faut absolument les inclure dans l'analyse car cela influencera grandement le choix de l'outil.
8. Suis-je prêt à me lancer dans l'aventure SharePoint pour les 10 prochaines années ?
Si vous pensiez choisir SharePoint pour l'année 2014 puis voir comment passer à autre chose en 2015, c'est que vous avez soit trop d'argent soit mal compris SharePoint. Sa complexité et son prix en font un produit qui s'amorti sur des années et s'intègre tellement dans une entreprise (interaction avec les outils abordée précédemment) qu'il est difficile d'en sortir rapidement sans un plan adapté à l'entreprise. Cela n'est pas impossible, mais nécessite plusieurs mois en fonction de l'étendue de l'utilisation du produit.
Si vous décidez d'installer SharePoint 2013, il faut savoir que celui-ci sera trop probablement remplacé courant 2015/2016 par SharePoint 16. Et ce dernier remplacer certainement quelques années plus tard par SharePoint 17. Quid de l'évolution ? Faut-il la suivre ? Ou plutôt profiter d'une version précédente plus stable ? Voici des questions auxquelles vous aurez le temps de répondre plus tard, mais auxquelles il faut réfléchir dès aujourd'hui.
Si vous décidez d'installer SharePoint 2013, il faut savoir que celui-ci sera trop probablement remplacé courant 2015/2016 par SharePoint 16. Et ce dernier remplacer certainement quelques années plus tard par SharePoint 17. Quid de l'évolution ? Faut-il la suivre ? Ou plutôt profiter d'une version précédente plus stable ? Voici des questions auxquelles vous aurez le temps de répondre plus tard, mais auxquelles il faut réfléchir dès aujourd'hui.
9. Est-ce que les fonctionnalités présentes dans la version gratuite de SharePoint me suffisent ?
Quoi ? Il existe une version gratuite de SharePoint !? Oui, SharePoint Foundation est gratuit ou presque. Il faudra quand même payer la licence Windows Server sur lequel vous allez installer le SharePoint Foundation. J'entends d'ici vos questions : "Mais est-il complet ?", "A-t-il des limites ?", "Je peux le trouver où ?", "Pourquoi me poser toutes ces questions si c'est gratuit !?".
Tout d'abord, pour ce qui est du détail des fonctionnalités inclues dans SharePoint Foundation, voici un petit tableau comparatif tiré du site Microsoft : Article Technet.
Ensuite, afin de couper court à tout élan d'allégresse à l'idée de la gratuité du produit, sachez que choisir SharePoint Foundation ne change rien à l'impact que celui-ci aura pour votre entreprise. L'utilisation d'un tel produit ne se prend pas à la légère, qu'il soit payant ou pas. C'est pourquoi les questions que nous nous posons ici sont toujours d'actualités.
10. Est-ce que Office 365 m'offre les fonctionnalités que je recherche ?
Office 365 est une solution Microsoft de bureautique en ligne avec un système d'abonnement mensuel ou annuel. Cette solution propose différents types de produits avec dans chacun d'entre eux plus ou moins d'outils inclus. Pour plus de détail sur les différentes solutions Office 365 pour entreprise, voici la page Microsoft : Office 365 pour entreprise.
Le coût de ce genre de solution est souvent moindre que d'acheter le produit en version Standalone, de plus, elle offre la garantie de toujours bénéficier de la dernière version du produit et des derniers patches de sécurité. Cela permet entre autres aux entreprises de minimiser les coûts d'infrastructure en délocalisant chez Microsoft une partie de celle-ci. Attention toutefois, il faut bien garder à l'esprit que dans le cas d'une solution Office 365, vos données sont stockées sur des serveurs Microsoft et non localement dans votre entreprise. Quid de la légalité de stocker des données clientes et autres à l'étranger ? Et que se passe-t-il si je perds ma connexion internet ? Puis-je lier ce service à mon infrastructure existante ? Et que vais-je devoir gérer là-dedans ? Ce sont des questions auxquelles il vous faudra répondre afin de savoir si cette solution peut vous convenir. Vous trouverez les réponses dans le lien du paragraphe précédent.
Voilà, nous arrivons maintenant à la fin de cet article. J'entends déjà certains crier au scandale : "Quoi c'est tout !? Et je fais quoi moi alors ?? Je le prends ou pas ??" Et bien, je n'ai malheureusement pas la réponse à cette question. Pour vous répondre, il me faudrait procéder avec vous à l'analyse complète de vos besoins, de votre infrastructure existante, etc. Donc sans cela, c'est à vous maintenant de faire l'étude de vos besoins, des capacités du produit et ensuite de voir si oui ou non vous allez faire le pas vers SharePoint. Quoiqu'il arrive, je vous rappelle qu'il existe des entreprises prêtes à vous aider dans cette démarche d'évaluation et que cela vous coûtera certainement moins cher qu'un mauvais choix. N'hésitez pas non plus à réclamer un POC (proof of concept) à ces entreprises. Elles pourront vous proposer une démonstration interne de ce que pourrait donner le produit.
Voilà, nous arrivons maintenant à la fin de cet article. J'entends déjà certains crier au scandale : "Quoi c'est tout !? Et je fais quoi moi alors ?? Je le prends ou pas ??" Et bien, je n'ai malheureusement pas la réponse à cette question. Pour vous répondre, il me faudrait procéder avec vous à l'analyse complète de vos besoins, de votre infrastructure existante, etc. Donc sans cela, c'est à vous maintenant de faire l'étude de vos besoins, des capacités du produit et ensuite de voir si oui ou non vous allez faire le pas vers SharePoint. Quoiqu'il arrive, je vous rappelle qu'il existe des entreprises prêtes à vous aider dans cette démarche d'évaluation et que cela vous coûtera certainement moins cher qu'un mauvais choix. N'hésitez pas non plus à réclamer un POC (proof of concept) à ces entreprises. Elles pourront vous proposer une démonstration interne de ce que pourrait donner le produit.
Bon courage à vous dans votre choix et si vous avez des questions, n'hésitez surtout pas à les poser dans les commentaires, je ferai de mon mieux pour y répondre dans les plus brefs délais.
Merci de m'avoir lu et de joyeuses fêtes de fin d'année à tous
Merci de m'avoir lu et de joyeuses fêtes de fin d'année à tous
Merci pour ce Post tout à fait explicatif. Cela m'a beaucoup aidé à résoudre un problème auquel je devais faire face dans mon travail !
RépondreSupprimer