Après des années d'utilisation infructueuses, voire chaotiques, vous décidez de retirer SharePoint de votre infrastructure. Marre d'investir dans des sociétés de consultance proposant experts sur experts et ne faisant qu'ajouter des problèmes à votre environnement déjà pourtant si mal embarqué, vous décidez de vous lancer dans "Le Grand Nettoyage".
Est-ce possible ou dois-je préparer mon exile aux Baléares ?
Cette question, bien que légitime, ne se posera que rarement. En effet, lorsque la décision est prise de sortir d'une spirale technologique pour plonger dans une autre, elle l'est souvent dans les plus hautes sphères d'une entreprise, ne laissant que peu de possibilités aux techniciens et chefs de projet d'expliquer la faisabilité de la tâche.
Cette situation passe souvent à côté de certains points importants, tels que le coût et le temps requis (deux notions très souvent liées), l'énergie nécessaire ou encore l'état des environnements pendant la transition. Ces différents points vont être abordés ci-dessous, sachez toutefois que tout, je dis bien "tout", est faisable. Ça dépend uniquement des moyens que vous pouvez mettre en oeuvre pour y arriver.
Maintenant, si vos moyens vous le permettent, je vous conseille également un petit séjour aux Baléares qui vous fera le plus grand bien :).
Oui, c'est possible, mais pourquoi voulez-vous sortir de SharePoint ?
Votre raison, je ne la connais pas, et je reste persuadé qu'elle doit être bonne. D'après mon expérience du terrain (grandissante de jours en jours), voici les arguments avancés lors de débat sur la continuation ou non de SharePoint au sein d'une entreprise :
- C'est trop lent
- C'est trop compliqué à configurer correctement
- Ce n'est pas assez flexible par rapport aux besoins de nos utilisateurs
- C'est trop coûteux
- C'est trop complexe pour nos besoins business
- Nous n'avons pas les compétences internes pour ce produit
- Nous utilisons en parallèle un autre produit tout aussi pratique
- Ça plante tout le temps
- L'intégration avec nos outils n'est pas possible
- Développer en SharePoint est une pure folie, c'est trop compliqué
Ce sont des reproches compréhensibles et tellement communs. Sachez toutefois que dans plus de 50% des cas, les arguments avancés ne tiennent pas la route. Les problèmes, quels qu'ils soient, peuvent se résoudre (souvent à moindre coût) par le biais d'un bon technicien (dans les limites techniques du produit et de vos moyens).
"Il va encore nous vendre de la consultance ... je le déteste !"
Oui, et pourquoi pas. Si vous n'avez pas le budget pour investir dans un employé et le former au produit par le biais d'entreprise agréées par Microsoft, il va vous falloir trouver le "bon" technicien.
"Je l'ai déjà fais a trois reprises mais je n'ai eu que des @$!#&*! ..."
Je m'en doute, trouver la perle rare n'est pas simple. Afin d'éviter les surprises concernant un technicien "en carton", vous pouvez passer par les programmes de reconnaissance de Microsoft, tels que le MCSM, le MCA ou le MCM. Sachez toutefois qu'il existe de très bonnes sociétés de consultance proposant de très bon technicien, le tout est de la trouver.
Et comment fait-on ce changement ?
En voila une question des plus intéressantes, car savoir que l'on veut changer n'est que le début, il faut ensuite s'atteler au fond du problème, le "comment fait-on cela ?" et surtout le "vers où allons-nous ?".
Il y a d'abord l'aspect humain. Comme tout changement, veillez à ne jamais négliger l'avis de l'utilisateur final. En effet, la notion de "change management" se prépare dès la réflexion sur le changement. Cela évite des situations de rejet comme nous en parlions dans un article précédent (point 3 de l'article "avant de mettre votre site en ligne").
Ensuite, il y a l'aspect technique. Par quoi allons-nous remplacer SharePoint ? Pour se faire, vous allez devoir faire la liste des fonctionnalités que vous utilisez quotidiennement dans SharePoint et dont vous ne pouvez vous passer. Je dis vous, mais ce qui compte le plus c'est l'avis de l'utilisateur final dont nous parlions dans l'aspect précédent.
Cette liste de fonctionnalités en main, il va falloir investiguer afin de savoir comment les remplacer.
Exemple : si ce qui compte le plus pour vous c'est une interface web rapide, simple et avec une gestion de droits spécifiques à chaque page dans le but d'afficher un catalogue de vêtements, je vous conseille l'utilisation d'un site IIS avec une petite base de données SQL. En effet nulle besoin de tout un SharePoint rien que pour cela.
Pour finir, il y a l'aspect planification. En fonction de votre choix technique, vous allez devoir créer un planning qui va tenir compte de plusieurs choses. A commencer, et c'est souvent négligé, par la vie de l'entreprise. En effet, si votre société fait le plus gros de son business en juin, il serait mal venu de planifier la migration des données durant cette période. Il en va de même pour les périodes de bilan comptable et les vacances de vos employés. Car même si cela peut paraître le meilleur moment, c'est aussi la période où vous aurez le moins d'utilisateurs pour tester et le moins de techniciens pour réaliser les changements. Deuxièmement, il va falloir planifier ce changement avec les équipes faisant la gestion des serveurs, des sauvegardes, ... Avec la coordination de tous les acteurs, vous aurez un planning qui tient la route. N'oubliez pas d'inclure dans ce plan les équipes en charge de la création du nouvel environnement. Car sans eux ...
Beaucoup de parole, mais techniquement, je fais comment ?
Avertissement: Cette partie est technique, si cela ne vous intéresse pas ou si vous avez un peu mal à la tête avant de commencer la lecture, je vous conseille de passer au point suivant.
Techniquement, la sortie de SharePoint va dépendre de l'environnement cible. Nous pouvons cependant en ressortir certaines généralités :
La sortie de SharePoint doit prendre en compte principalement les données. Celles-ci sont stockées dans la base de données mais aussi sur le disque dur du serveur SQL si vous avez activé le RBS et son ami BLOB. Ils vous faut donc prévoir la conception ou l'achat d'un outil de migration des données de SharePoint vers votre nouvel environnement, et cela peut avoir un coût non négligeable en fonction des systèmes à inter-connecter.
Un autre points dont je voulais parler c'est la sécurité des données. En effet, dans SharePoint, les données sont sécurisées par l'environnement, c'est SharePoint qui vous donne accès ou non à une données (document, page, ...). D'après les recommandations de Microsoft pour SharePoint, cette sécurité héritée des groupes de sécurité SharePoint descend directement de groupes de l'Active Directory. Lors de la migration, il va falloir penser à convertir cette sécurité dans le nouveau système. Cela ne sera pas forcément simple et valider que cela fonctionne peut se révéler très difficile en fonction des environnements impliqués.
Voilà, pour les courageux qui auront lu ces lignes, merci !
Mais pas si vite ! Ça fait de la mousse...
Il est souvent tentant d'accélérer le rythme et de paralléliser plusieurs tâches du planning initialement prévues pour être séquentielles, et ça peut marcher avec un peu de chance et d'organisation. Mais il y a quand même plus de probabilités que cela se passe moins bien.
Un autre point que j'aimerais discuter, c'est l'effet que j'appelle "le premier amour". Comme dans toute relation, la première fois reste et restera toujours la première fois. Et lors d'une seconde expérience, il manquera quelque chose et ce sera tout simplement différent. Ce que je veux vous expliquer, c'est qu'après avoir utilisé SharePoint et ses différents outils et fonctionnalités, il est difficile de les retrouver toutes ailleurs. Vous aurez donc un manque qui risque de faire regretter SharePoint sous certains aspects. Alors avant de foncer tête baissée, réfléchissez bien et pesez le pour et le contre. Et comme je l'ai dit à un client il y à quelques mois :
"Si vous voulez juste sortir de SharePoint parce que vous ne le comprenez pas techniquement, et que vous voulez le remplacer par un site IIS qui ne sera qu'une pâle copie visuelle et fonctionnelle d'un site SharePoint, alors il serait plus judicieux, à mon sens, d'investir dans une formation Microsoft adaptée."
Maintenant à vous de jouer et si SharePoint hante vos journées et vos nuits, j'espère avoir apporter un maximum de réponses à vos questions. Au plaisir de lire vos commentaires, et bonne journée à tous.